知识产权信息服务合同书和知识产权分析报告是本馆科技业务档案的重要组成部分，为确保档案的完整，防止业务资料的遗失和泄密，使报告的电子版可按照要求定期联网并库，中心设专人负责档案保管。

一、知识产权合同书管理

（1）知识产权相关项目“商标”、“专利”、“版权”、“著作权”的合同书（含合同附件）均属于特种文献，具有一定的密级性。将知识产权相关项目合同书按学科分类、按时间分级进行分级管理，并设一级档案、二级档案、三级档案，并设专人管理，必要时可设“双人双管”。

（2）知识产权相关项目合同书审批权限 

中心负责人： 一级审批合同书使用申请

业务小组组长： 二级审批合同书使用申请

（3）中心对知识产权相关项目合同书进行标识、立卷和保管。

（4）中心对知识产权相关项目合同书登记详细资料，并编制《中心（合同）管理记录目录》以便检索利用。

（5）知识产权相关项目合同书原则上不外借，只限在档案保管室内阅读。

（6）知识产权相关项目合同书的阅读与复印或摘抄，登记记录均按期（半年、一年）整理、装订成册。

二、知识产权分析报告管理

（1）知识产权分析报告在一定时间内具有保密性，报告的正式文本归档均以Word文件保存，并以原件的复印件归档，注明份数、出处并备份。

（2）知识产权分析报告档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录方便日后检索。 

（3）知识产权分析报告电子备份重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。

（4）报告一经盖章交付委托人后，一项工作即全部完成。服务人员应在3日内将报告文件备份拷贝给档案保管员备存，存档的备份文件必须与提交委托方的报告完全一致。

（5）对以前出具的报告进行补查，补查报告一般可沿用原报告编号并备份存档。但为避免将原报告备份覆盖，应在补查报告的编号后加“*”，作为原报告副本保存。

（6）按期（半年、一年）整理出报告明细表，内容包括：项目名称、委托人姓名、委托单位、用途、类型、报告完成日期、分析人员、审核员、交费等。

（7）和知识产权信息服务有关文档包括：申报资料、上级下发给知识产权信息服务中心的各种文件，知识产权信息服务中心制定的各种有关规章制度，知识产权信息服务中心的年检材料和知识产权信息服务中心工作总结，项目登记薄，科研管理部门和用户对工作的反馈意见，人员培训计划及培训证书复本等，以上材料属永久保存档案。

（8）知识产权信息服务中心设专人管理档案，档案资料应在专用档案柜中保存、加锁，不得开放使用。设“专人管理”，并要时可设“双人双管”。

（9）知识产权信息服务过程产生的文字记录，在服务完成后，应及时消除和销毁电子版和印刷版信息资料，以免泄露有关项目的技术内容。